Tal vez te preguntes cuál es la importancia de digitalizar tu empresa y, con este post, pretendemos despejar tus dudas y brindarte toda la información sobre el tema.
Bien sabemos que la tecnología ha cambiado muchos aspectos de nuestra vida cotidiana y que, la mayoría de las cosas que se gestionaban en documentos impresos o papel, ya no son necesarias para las organizaciones empresariales.
Poco a poco, la digitalización ha cambiado nuestras formas y hábitos de trabajo, por lo que es necesario utilizarla y aprovechar las ventajas que nos ofrece.
¿Qué es la digitalización?
La digitalización es la conversión de cualquier documento físico a un archivo en cualquier formato digital (JPG, PDF, Word, etc).
Esto permite que organicemos nuestros registros que tenemos en archivadores, pero digitalmente, facilitándonos el acceso a ellos. De esta forma ahorramos tiempo y hace que la búsqueda sea mucho más rápida y fácil.
Ventajas y beneficios de digitalizar tu empresa
Las empresas recurren a la digitalización, ya que aporta innumerables beneficios, entre ellos:
- Ahorro de tiempo. Cualquier proceso se agiliza ya que podemos buscar archivos o documentos desde cualquier dispositivo electrónico, ya desde una PC o desde la nube. Además, nos permite la monitorización y robotización de manera remota.
- Mayor espacio. Se disminuye el uso del almacenamiento físico y se optimizan la administración y los registros.
- Aprovechamiento de recursos humanos. Muchas de las operaciones pasan a ser digitales, quedando en manos de robots y máquinas inteligentes, esto nos permite aprovechar el talento humano para tareas analíticas. De esta forma el personal podrá enfocarse en pensar cómo dar rentabilidad a la empresa y buscar mejores o mayores oportunidades de negocios.
- Aumento en la eficiencia. Muchas de las herramientas son capaces de predecir la demanda de nuestros clientes, lo que nos permite asignar recursos eficientemente y disminuir los plazos de producción. Adicionalmente, ayudan a que nuestros empleados no tengan la necesidad de desplazarse de un sitio a otro en la búsqueda de documentos.
- Reducción en los costos. Con los medios digitales podemos disminuir nuestros costos a nivel logístico.
- Comunicación efectiva. Las distintas plataformas disponibles nos permiten transmitir y responder con mayor rapidez nuestros mensajes. Correo electrónico, videollamadas, multiconferencias y redes sociales son canales directos e instantáneos de comunicación.
- Flexibilidad. Al digitalizar reducimos las visitas de nuestros clientes a la tienda física y fomentamos la compra electrónica. De este modo, los consumidores pueden realizar sus compras o ver nuestros productos sin necesidad de un horario rígido. Podemos ofrecer atención las 24 horas.
- Experiencia positiva de los clientes. Al digitalizar tu empresa mantienes una comunicación directa, ágil y personalizada con tus clientes los 365 días del año.
- Seguridad. Puedes controlar el acceso a la información para personal autorizado y disponer de copias de seguridad.
- Conservación de documentos. Tus archivos no se deteriorarán con los años, ya que la digitalización garantiza la conservación de los mismos.
Características al digitalizar tu empresa
Una vez que logres establecer la digitalización de tu negocio, debes tomar en cuenta algunos aspectos que te permitan sacarle el mayor de los provechos, entre ellos:
- Lograr una cultura digital. Cada uno de los miembros de la empresa u organización deben asumir y compartir la nueva estructura digitalizada.
- Mejorar los procesos. Es imprescindible que adaptemos cada proceso a la nueva tecnología, buscando estrategias de base digital, así como nuevas formas de monetizar.
- Asumir una adecuada relación con los clientes. Debemos tener eficiencia y consistencia con la nueva estrategia comunicacional.
- Utilizar adecuadamente los datos. La tecnología digital y las herramientas que nos ofrece nos abren múltiples oportunidades y posibilidades para mejorar nuestro negocio, de allí que es importante aprovechar el poder que nos aportan los datos.
- Orientar estrategias hacia el cliente. Es necesario tomar en cuenta que los clientes se mueven cada vez más en el ámbito digital, por lo tanto, nuestro negocio debe reforzar la presencia en ese entorno y saber orientar a los usuarios potenciales en esa misma línea.
Qué sucede con los negocios no digitalizados
Aquellas empresas que hoy en día no se encuentran digitalizadas no solo están perdiendo una increíble oportunidad de crecer, sino que también van quedándose en el camino y tienden a ser desplazadas por aquellas que si han asumido este reto.
Algunas de las consecuencias de la no digitalización son:
- No gestionar adecuadamente la información. Al hacerlo corren el riesgo de dejar expuestos o perder datos sensibles e importantes tanto de la empresa como de los clientes.
- Relación inadecuada con los usuarios. Al no digitalizar ignoran u obvian la forma de mejorar la experiencia del cliente, por lo tanto, no llegan a cumplir con las expectativas y tiempos de los usuarios.
- Estancarse. Al no aprovechar la oportunidad de adoptar nuevas formas de organización, dejan a sus competidores ganar terreno y por lo tanto se quedan atrás.
Adicionalmente podemos decir, que al no tener nuestro negocio digitalizado el trabajo virtual en equipo es inexistente y, por lo tanto, la toma de decisiones tiende a ser mucho menos efectiva.
Es hora de digitalizar
Como habrás visto, tener nuestro negocio digitalizado no es un capricho, sino una necesidad que demandan los tiempos actuales. Quedarse atrás no puede ser una opción.
Los múltiples beneficios que nos aporta deben ser aprovechados para hacer crecer nuestro negocio, así que, si no lo has hecho, es hora de tomar una decisión al respecto.
No te quedes en el camino y da un paso delante de tus competidores. Si tienes alguna duda al respecto, no dudes en contactarnos.